Le processus étape par étape des services d'expédition et de réception

Le succès des services d'expédition et de réception repose sur l'élément le plus fondamental de la chaîne d'approvisionnement : la logistique. C'est pourquoi il est essentiel de choisir une entreprise qui accorde une grande importance à la gestion de ses stocks afin de garantir la préservation de la qualité des produits. 

Si, dès le départ, la marchandise n'est pas enregistrée correctement, cette inexactitude aura des répercussions sur l'ensemble des opérations. L'inefficacité d'un tel système défaillant pourrait nuire à la rentabilité de l'entreprise. Il est donc indispensable d'étudier et de mettre en pratique ne serait-ce que les principes fondamentaux de la gestion d'entrepôt afin d'éviter les retards et les confusions. De plus, vous pouvez toujours demander un calculateur de tarifs d'expédition internationale à titre indicatif. 

Comment fonctionne le processus d'expédition et de réception des services ?

Le processus des services d'expédition et de réception s'articule simplement autour des opérations logistiques entrantes et sortantes. Grâce à ce guide étape par étape, vous comprendrez facilement l'objectif de chaque étape et ne passerez aucune étape à côté. Il permet également à l'entreprise de s'améliorer si les points problématiques sont facilement identifiés.

Entrant 

1. Pré-enregistrement, enregistrement et comptabilisation

La première étape du processus de réception commence avant même que les produits ne soient réceptionnés. Il convient de consigner correctement les marchandises reçues à des fins de suivi. Chaque information essentielle concernant le chargement doit être notée.

Cela permet également d'accélérer les opérations en réduisant la saisie manuelle de données une fois que la procédure est en cours. 

Une fois les produits reçus, la réception confirme que la tâche est terminée et que la communication entre les parties s'est déroulée sans heurts. 

2. Arrivée du chargement

Lors de l'arrivée d'un chargement, tout se déroule plus efficacement dès lors que l'enregistrement et la réception sont effectués correctement. Grâce à un logiciel, les erreurs humaines sont réduites au minimum et la planification s'effectue automatiquement. 

3. Suivi des plaques d'immatriculation

En substance, le suivi des plaques d'immatriculation est le moyen le plus efficace de suivre vos opérations logistiques. Tous les systèmes de gestion d'entrepôt l'appliquent à l'ensemble de leurs véhicules, principalement les camions, afin d'assurer le contrôle et la traçabilité. 

4. Reçu de clôture

Les produits réceptionnés sont ensuite stockés, et les registres sont mis à jour. Chaque chargement est classé de manière appropriée et minutieuse avant d'être rangé. À ce stade, l'employé doit noter que le conteneur ou la remorque a été vidé et qu'il est désormais disponible pour la prochaine réception. 

Sortant

1. Vérification

Tant que le processus de réception est géré correctement, les expéditions se dérouleront elles aussi sans encombre. Lors de la saisie des commandes, le processus s'apparente à la première étape de la procédure de réception d'un service d'expédition ou d'envoi postal. Il convient de procéder à une validation minutieuse de la commande et de vérifier l'absence d'erreurs ou de doublons avant de finaliser la commande.

2. Réapprovisionnement

Cette étape consiste essentiellement à veiller à ce que la chaîne d'approvisionnement soit constamment mise à jour. À ce stade, un plan est déjà établi pour les livraisons à venir. Grâce à un système de gestion d'entrepôt, vous pouvez vous assurer que les besoins de réapprovisionnement et les calendriers sont déjà définis à l'avance.

3. Emballage et chargement

Tout comme chaque étape est importante, la phase d'emballage doit également être planifiée avec minutie. Tout doit être inspecté et étiqueté avec soin avant l'enregistrement des commandes sortantes. Il faut garder à l'esprit que chaque client a des besoins spécifiques à satisfaire et que la réputation de l'entreprise est toujours en jeu. Les produits sont ensuite chargés et les registres mis à jour.

4. Livraison

Enfin, vous expédiez le chargement vers sa destination finale. Cela met en évidence l'avantage d'un système d'entrepôt, qui permet de tout suivre et de tout contrôler. Une fois la livraison effectuée, la dernière tâche est enregistrée dans le système.  

Choisir le bon service d'expédition

Chaque entreprise est unique, car chacune adopte des approches et des stratégies qui lui sont propres. Il est donc également important que vous sachiez comment choisir le service d'expédition le mieux adapté à votre produit.

• La première chose à prendre en compte est le type de produit que vous expédiez à vos clients. Vérifiez si les transporteurs proposés par l'entreprise sont adaptés au type de colis ou de chargement que vous avez. Notez la taille, la forme et le poids du produit et demandez si l'entreprise prend en charge ce type d'envoi. Précisez également si vos produits appartiennent à une catégorie soumise à des restrictions, comme les articles fragiles, les liquides ou les produits alimentaires. L'une des questions les plus fréquentes est : «Peut-on expédier de l'alcool via le service postal américain? »  

• Envisagez-vous d'effectuer des envois nationaux ou internationaux ? Tous les services d'expédition ne proposent pas ces deux options ; il est donc préférable, si vous devez expédier à l'international, de contacter le transporteur au préalable. Les modes d'expédition varient également ; vous devriez donc choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins. 

• Choisissez un service de livraison qui jouit d'une bonne réputation. Vous pouvez effectuer des recherches sur Internet pour consulter les avis en ligne ou consulter le site web de l'entreprise pour lire les commentaires des clients. Vos amis et votre famille peuvent également vous donner de bons conseils, alors n'hésitez pas à leur demander. Si votre budget est limité, ne vous précipitez pas sur les offres les moins chères. Renseignez-vous toujours et vérifiez ce que le public pense de cette entreprise.   

• Les achats en ligne étant désormais très répandus, tout le monde souhaite recevoir ses colis le plus rapidement possible. Dans ce cas, optez pour un service de livraison capable d'assurer la livraison en quelques jours seulement, que ce soit au niveau local ou à l'international. Pensez également à vous renseigner sur les frais supplémentaires liés aux livraisons le jour même.

• Les tarifs doivent également être raisonnables. Ne partez pas du principe que les frais de livraison locaux sont bon marché ou que les frais de livraison internationaux sont élevés. Le prix de la livraison dépend des tarifs en vigueur et d'autres facteurs. Toutefois, si vous trouvez le prestataire qui vous convient, ses tarifs devraient être justes au regard de ses prestations. 

• Enfin, le service d'expédition qui vous convient doit disposer d'un excellent système de suivi. Cela permet de s'assurer que vos produits ne seront pas perdus, retardés ou endommagés. Un système de gestion d'entrepôt est un moyen efficace de garantir que votre envoi est correctement réceptionné et livré. À l'instar de tous les services d'expédition au Canada, ils utilisent des systèmes de suivi informatisés et en temps réel pour offrir un service client très satisfaisant.  

À retenir

Comprendre le fonctionnement des services d'expédition et de réception est essentiel pour toute entreprise. Définir les délais de départ et d'arrivée permet à chaque chef d'entreprise d'informer ses clients sur ce à quoi ils peuvent s'attendre concernant leurs colis ou leurs commandes.
Alors, qu'attendez-vous ? Trouvez le créneau qui convient à votre entreprise. Lancez-vous et confiez votre logistique à une équipe qui vous propose un processus étape par étape pour expédier et recevoir vos produits. Travaillez avec une équipe telle que Stallion Express qui vous apporte le soutien dont vous avez besoin. Ne tournez pas autour du pot, envoyez-nous un message et laissez-nous vous aider !

Aman Chopra

Aman est responsable du département de marketing de contenu chez Stallion Express. Il se passionne pour l'accompagnement des entreprises dans leur développement en leur fournissant des informations pertinentes et des analyses des dernières tendances du secteur du commerce électronique. En dehors du bureau, on le retrouve souvent sur un terrain de foot, en train d'encourager le Real Madrid.