Comment traiter les commandes sur Shopify : un guide complet

La gestion des commandes est l'une des tâches les plus répétitives dans la gestion d'une boutique Shopify. Mais c'est aussi l'un des domaines où l'on risque le plus de perdre du temps et de l'argent si l'on ne s'y prend pas correctement. Alors, comment gérer correctement les commandes sur Shopify ?

Ce guide vous aidera à répondre à cette question. Nous aborderons également les options de traitement des commandes proposées par Shopify, la manière de les traiter manuellement, ainsi que les paramètres à configurer avant l'expédition.

Points clés à retenir

• Shopify prend en charge trois méthodes de traitement des commandes : manuelle, automatique et via un prestataire tiers. La plupart des vendeurs canadiens en pleine croissance finissent par abandonner le traitement entièrement manuel des commandes.
  
  
• Le traitement manuel d'une commande se déroule en cinq étapes. 1. Localiser la commande. 2. Vérifier les détails. 3. La marquer comme traitée. 4. Ajouter un numéro de suivi. 5. Informer le client.
  
  
• Configurez correctement les sites de traitement des commandes, les zones d'expédition et les bons de livraison avant que les commandes ne commencent à arriver, et non après.
  
  
• Les vendeurs canadiens sont confrontés à des difficultés spécifiques en matière de gestion des commandes que les guides américains évoquent rarement. Ils doivent faire face à des tarifs élevés de Postes Canada, à des procédures d’expédition transfrontalières complexes et au temps nécessaire à la saisie manuelle des données.
  

Comprendre les 3 types de traitement des commandes sur Shopify

Chaque commande passée sur une boutique Shopify doit être traitée avant d'être livrée au client. Ce processus comprend la préparation du produit, son emballage et l'apposition d'une étiquette d'expédition. Shopify propose aux vendeurs trois méthodes pour gérer ce processus.

Traitement manuel des commandes

Dans le cadre d’un traitement manuel des commandes, le vendeur gère lui-même chaque étape. Il examine les commandes une par une dans l’interface d’administration de Shopify. Il emballe ensuite chaque commande à la main. Une fois cette opération terminée, il marque les commandes comme « traitées » après avoir créé une étiquette.

C'est simple et cela fonctionne bien lorsque le volume de commandes est faible. Cependant, à mesure que ce volume augmente, ce processus prend de plus en plus de temps.

Traitement automatique des commandes

Le traitement automatique des commandes utilise des applications ou des fonctionnalités intégrées à Shopify pour traiter les commandes sans intervention manuelle. Les vendeurs peuvent définir des règles en fonction d’un produit spécifique, d’un mode de livraison ou d’un lieu. Ainsi, lorsqu’une commande est reçue, ils peuvent la traiter et l’étiqueter automatiquement. Cela réduit la charge de travail quotidienne, mais le vendeur doit tout de même gérer les stocks et l’emballage.

Gestion des commandes par un prestataire tiers

Le service de logistique tiers (ou logistique 3PL) consiste à confier l'ensemble du processus à une entreprise externe. Le vendeur envoie ses stocks à l'entrepôt du prestataire 3PL. Ce dernier se charge ensuite de toutes les étapes restantes du processus logistique : il effectue la préparation des commandes, l'emballage, l'expédition et met à jour Shopify avec les informations de suivi.

Il s'agit de l'option la plus peu interventionniste, et celle vers laquelle se tournent la plupart des vendeurs lorsque le volume de commandes devient trop important pour être géré seul.

Comment traiter manuellement une commande sur Shopify

Si vous gérez vous-même vos commandes, voici la procédure à suivre du début à la fin :

1. Rechercher les commandes non traitées. Dans l'interface d'administration Shopify, accédez à la section « Commandes » et appliquez le filtre « Non traitées ». Vous verrez alors toutes les commandes en attente d'emballage et d'expédition.
   
   
2. Vérifiez les détails et les sites de la commande. Dès réception d'une commande, ouvrez-la et vérifiez les articles, les quantités et l'adresse de livraison. Si vous disposez de plusieurs sites de traitement des commandes, vérifiez lequel dispose du stock nécessaire pour honorer la commande.
   
   
3. Cliquez sur « Traiter les articles ». Une fois la commande emballée, cliquez sur le bouton « Traiter les articles » sur la page de la commande. Si vous disposez de plusieurs sites, sélectionnez celui qui traite la commande.
   
   
4. Saisissez les informations d'expédition et de suivi. Indiquez le nom du transporteur et le numéro de suivi. Si vous disposez déjà d'une étiquette, vous pouvez associer l'envoi à un numéro de suivi que le client pourra consulter.
   
   
5. Informer le client et finaliser la commande. Shopify vous permet d'envoyer un e-mail de confirmation d'expédition contenant les informations de suivi. Vérifiez que vous avez bien pris connaissance de ces informations avant de finaliser la commande, puis enregistrez la commande traitée.
   

Comment traiter plusieurs commandes Shopify en même temps

Pour les boutiques qui traitent plus d'une poignée de commandes par jour, les traiter une à une prend trop de temps. Shopify permet de traiter les commandes en masse directement depuis la page « Commandes ».

1. Filtrer par « Non traitées ».
2. Cochez les cases situées à côté des commandes que vous souhaitez traiter.
3. Utilisez la barre d'actions groupées qui s'affiche en haut de la page.
4. Sélectionnez « Traiter les articles » pour les marquer tous comme traités en une seule fois.
   

Le traitement groupé des commandes fonctionne mieux lorsque les commandes proviennent d'un même site de traitement et ne nécessitent pas de numéros de suivi manuels. Shopify a besoin de savoir quel site traite chaque commande et ne parvient pas toujours à regrouper correctement les commandes entre ces différents sites. Le système rencontre donc des difficultés lorsqu'une boutique dispose de plusieurs sites.

Cela ne fonctionne pas non plus en cas d'exécution partielle, c'est-à-dire lorsqu'une commande comprend des articles expédiés à des moments différents ou depuis des lieux différents. Vous devez alors traiter ces commandes une par une.

Paramètres Shopify essentiels à configurer avant l'expédition

Quelques paramètres doivent être configurés pour que le traitement des commandes se déroule sans encombre. Voici ceux que vous devez vérifier en priorité afin d'éviter toute erreur lorsque le volume de commandes augmentera :

Sites de traitement des commandes

Chaque boutique Shopify dispose d'au moins un site d'expédition. Imaginons que vous stockiez vos stocks à plusieurs endroits, par exemple dans un entrepôt, un point de vente ou chez un prestataire logistique tiers (3PL). Ajoutez chaque site et attribuez-lui les niveaux de stock appropriés dans les paramètres Shopify, sous « Sites ».

Zones de livraison et profils

Les zones de livraison définissent les destinations vers lesquelles vous expédiez vos produits et les tarifs qui s'y appliquent. Quant aux profils de livraison, ils vous permettent d'attribuer différents tarifs ou transporteurs à différents produits ou lieux. Cette configuration détermine ce que les clients voient lors du paiement et ce que vous coûte le traitement de la commande. Si vous expédiez vos produits dans plusieurs provinces et aux États-Unis, cela vous évite d'avoir à faire des estimations approximatives.

Bons de livraison

Les bordereaux d'expédition répertorient le contenu de la commande à l'intention de la personne chargée de l'emballage. Shopify propose un modèle de bordereau d'expédition par défaut pour accélérer le traitement des commandes. Si vous souhaitez le personnaliser pour y inclure votre identité visuelle ou des remarques spécifiques concernant la manutention, c'est également possible. Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous embauchez du personnel ou que vous faites appel à un prestataire logistique tiers (3PL). Cela permet de garantir la cohérence du processus d'emballage.

Les défis cachés de la gestion des commandes sur Shopify au Canada

La plupart des guides écrits sur la gestion des commandes sur Shopify s'adressent aux vendeurs américains. Or, les vendeurs canadiens sont confrontés à des difficultés différentes, telles que :

Le « choc des tarifs de Postes Canada »

Le problème ne vient pas de Postes Canada en tant que prestataire de services d'expédition. Il réside dans les tarifs de détail que la plupart des vendeurs doivent payer. Les frais de port standard de Postes Canada sont souvent plus élevés que ceux de prestataires comparables. Cet écart apparaît clairement dès la première comparaison des factures par un vendeur. Pour les boutiques qui expédient régulièrement des colis, ce coût s'accumule rapidement et grignote les marges.

De plus, les tarifs ne sont pas fixes. Les vendeurs qui expédient leurs colis via une plateforme telle que Stallion bénéficient de réductions sur les frais d'affranchissement de Postes Canada et ont accès à d'autres transporteurs canadiens.

La complexité des relations transfrontalières

Les formulaires douaniers, les droits de douane et les frais de courtage font partie des éléments qui rendent les expéditions transfrontalières un peu compliquées. Si vous êtes un vendeur inexpérimenté, cela peut vous sembler insurmontable.

Un seul document erroné peut déclencher un effet domino qui nuit à la réputation de votre marque. Cela entraîne des demandes d'assistance qui prennent du temps à résoudre, des retards de livraison et des frais imprévus pour les clients.

Fatigue liée à la saisie manuelle des données

La saisie manuelle des numéros de suivi, des informations douanières et des détails des commandes peut prendre énormément de temps et être source de nombreuses erreurs. À mesure que votre entreprise se développe, ce processus manuel devient l'une des principales sources de perte de temps pour une petite équipe.

Comment simplifier et automatiser la gestion des commandes Shopify avec Stallion

Même si ces problèmes existent bel et bien, Stallion est là pour vous aider à les résoudre. Voici comment cela fonctionne :

Connectez votre boutique Shopify

Stallion se connecte directement à Shopify. Vous pouvez importer vos commandes sans avoir à les exporter ou à les télécharger manuellement. Les commandes se synchronisent automatiquement ; vous n'avez donc pas besoin de copier les informations d'un système à l'autre.

Des frais de livraison nettement moins chers

Stallion permet aux vendeurs canadiens de bénéficier de tarifs d'expédition réduits, ce qui a comblé l'écart créé par les tarifs standard des transporteurs.

• Jusqu'à 50 % de réduction sur les frais de livraison au Canada
  
• Jusqu'à 75 % de réduction sur les frais d'expédition du Canada vers les États-Unis
  
• Jusqu'à 85 % de réduction sur les frais de livraison hors du Canada et des États-Unis
  

Mise à jour automatique du suivi

Une fois l'étiquette créée, le système transmet automatiquement les informations de suivi à Shopify. Cela permet d'éviter la saisie manuelle des données et de garantir l'exactitude du statut des commandes sans effort supplémentaire.

Gestion des commandes 3PL sans intervention

Pour les vendeurs qui souhaitent se décharger entièrement de la gestion des commandes, Stallion propose égalementun service de logistique 3PL. Stallion stocke et expédie les stocks depuis son entrepôt. Notre équipe se charge de la préparation, de l'emballage et de l'expédition des commandes sans que le vendeur n'ait à toucher le moindre colis.

Stallion exploite plus de 250 000 pieds carrés d'entrepôts en propriété en Ontario, traite les commandes dans les 24 heures et garantit une précision de préparation des commandes de 99,99 %. Les vendeurs bénéficient d'un chargé de compte dédié, et les contrats à long terme ne vous engagent pas de manière définitive.

Foire aux questions

Pouvez-vous traiter les commandes Shopify en masse ?

Oui. Shopify vous permet de traiter les commandes en masse. Sélectionnez plusieurs commandes non traitées sur la page « Commandes » et utilisez le menu d’actions groupées pour les marquer comme traitées en une seule fois. Cette méthode est particulièrement adaptée aux commandes expédiées depuis un même lieu avec le même transporteur. Vous devrez toutefois ajouter un numéro de suivi pour chaque envoi.

Que signifie « non exécuté » sur Shopify ?

Une commande non traitée a été passée et réglée, mais n'a pas encore été emballée, étiquetée ni expédiée. Shopify distingue ces commandes de celles qui ont été traitées. Cela permet aux vendeurs d'identifier plus facilement les commandes qui nécessitent encore une intervention avant de pouvoir être clôturées.

Est-il possible d'annuler une expédition sur Shopify ?

Oui. Depuis la page des commandes, les vendeurs peuvent sélectionner l'expédition marquée comme « livrée » et choisir de l'annuler. La commande reprend alors le statut « non livrée ». Cette fonctionnalité est utile si vous avez marqué une expédition comme « livrée » par erreur, ou si vous avez saisi un numéro de suivi incorrect et que vous devez le corriger.

Avez-vous besoin d'une application pour traiter les commandes Shopify ?

Non, Shopify intègre des outils de gestion des commandes dans l'interface d'administration. Vous pouvez traiter les commandes manuellement sans avoir à installer quoi que ce soit. Les applications permettent d'automatiser le processus, de se connecter à un prestataire logistique tiers (3PL) ou de bénéficier de tarifs d'expédition réduits. Cependant, Shopify ne vous oblige pas à les utiliser pour la gestion de base des commandes.

Combien de temps prend la gestion des commandes par Shopify ?

Le délai de traitement dépend du mode de livraison choisi et de la rapidité de traitement du vendeur. Toutefois, la plupart des commandes devraient passer du statut « non traitée » à « expédiée » en un à deux jours ouvrés. Les retards dépassant ce délai indiquent souvent un goulot d'étranglement au niveau de la vérification des stocks, des effectifs ou de la saisie manuelle des données, qu'il convient de résoudre.

Conclusion

Shopify met à la disposition des vendeurs des outils leur permettant de traiter les commandes manuellement, automatiquement ou par l'intermédiaire d'un prestataire tiers. Toutefois, le choix de la solution la plus adaptée dépend du volume de commandes et du temps que vous souhaitez consacrer à ce processus. Les vendeurs canadiens, en particulier, sont confrontés à des défis propres à leur pays.

La connexion de Shopify à une plateforme telle que Stallion permet d'éliminer les tâches manuelles et de réduire les frais d'expédition. Mais surtout, elle permet aux vendeurs de gagner du temps qu'ils auraient autrement consacré à la création d'étiquettes et de numéros de suivi.

Prêt à simplifier la gestion de vos commandes ? Inscrivez-vous dès maintenant, connectez votre boutique Shopify à Stallion et commencez dès aujourd'hui à expédier vos commandes à moindre coût.

Claudine Joy Rada

Candy Rada est une professionnelle dévouée qui possède une vaste expérience dans la rédaction de contenu pour le secteur du transport maritime. Titulaire d'un diplôme en littérature, elle excelle dans la création de contenus captivants et met en œuvre des stratégies qui renforcent la visibilité des marques. Pendant son temps libre, elle aime jouer avec ses chats, lire des romans dystopiques et participer à des jeux-concours.