Factures commerciales : le guide complet pour les vendeurs canadiens

Les expéditions internationales nécessitent de nombreux documents, notamment la facture commerciale. Si celle-ci comporte des erreurs, votre envoi risque de rester bloqué à la douane pendant plusieurs jours. Si elle est correcte, il sera dédouané sans autre formalité.

Mais qu'est-ce que ce document, au juste, et pourquoi est-il si important ? Que doit-il contenir ? Quelles sont les erreurs courantes qui posent le plus souvent problème aux vendeurs canadiens ? Nous allons aborder toutes ces questions dans cet article de blog.

Points clés à retenir

• Une facture commerciale est un document douanier obligatoire pour tout envoi transfrontalier. Sans celle-ci, vos marchandises ne pourront pas passer la douane.
  
  
• De nombreux vendeurs confondent souvent la facture commerciale avec le bon de livraison et la facture pro forma. Or, ces trois documents sont totalement différents les uns des autres.
  
  
• Des descriptions imprécises, des valeurs erronées et l'absence de codes SH constituent les causes les plus fréquentes de retard ou de retenue des envois à la frontière.
  
  
• Des informations précises vous permettent de gagner du temps, de faire des économies et d'éviter la frustration de vos clients.
  

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est un document d'expédition officiel qui accompagne un envoi international. Elle indique aux agents des douanes du pays de destination la nature des marchandises expédiées, les noms de l'expéditeur et du destinataire, ainsi que la valeur des marchandises.

Les autorités douanières utilisent ce document pour calculer les droits et taxes. Mais surtout, il leur permet de déterminer si l'envoi peut entrer sur le territoire.

Ainsi, pour les envois transfrontaliers et internationaux, la facture commerciale est obligatoire. Tout envoi à destination de l'étranger doit en être muni, qu'il s'agisse d'un simple colis ou d'une palette complète.

Facture commerciale, bon de livraison et facture pro forma

Les factures commerciales, les factures pro forma et les bordereaux d'expédition sont souvent confondus. Or, les vendeurs doivent savoir qu'ils ont des fonctions différentes. Voici ce qu'il faut savoir sur ces trois documents :

Comme indiqué précédemment, une facture commerciale est un document douanier officiel qui répertorie les marchandises, leur valeur et d'autres informations nécessaires au dédouanement de l'envoi. Les autorités douanières s'en servent pour calculer les droits de douane et les taxes.

Un bon de livraison, quant à lui, est une liste répertoriant le contenu physique du colis. Il permet au destinataire de vérifier qu'il a bien reçu sa commande. Les services douaniers n'utilisent pas ce document pour calculer les droits de douane. Sa délivrance n'est pas obligatoire, mais elle peut contribuer à faciliter le processus de livraison.

Par ailleurs, une facture pro forma est un document préliminaire envoyé avant la conclusion d'une vente. Elle permet à l'acheteur d'avoir une idée des coûts estimés avant de finaliser ses achats.

Il arrive parfois que les services douaniers l'utilisent également lorsque la facture commerciale définitive n'est pas encore disponible. Toutefois, il s'agit d' , et non d'un substitut à la facture originale.

Il est important de bien comprendre la différence, car l'utilisation d'un document inadapté ou l'oubli d'un document peut retarder votre envoi à la frontière.

Le tableau ci-dessous présente une comparaison détaillée de ces trois documents.

Vous souhaitez établir une facture commerciale ? Les éléments clés à connaître

Une facture commerciale n'est utile que si elle contient les informations requises. Des informations manquantes ou incomplètes constituent l'une des causes les plus fréquentes de retard des envois à la douane. Voici les éléments que tout modèle de facture commerciale doit comporter :

Informations sur l'expéditeur et le destinataire

Toute facture commerciale doit comporter toutes les informations relatives à l'expéditeur et au destinataire. Elle doit indiquer leurs noms complets, leur adresse et leurs coordonnées. Les vendeurs peuvent également mentionner la raison sociale de leur entreprise, le cas échéant.

Description détaillée des marchandises

Chaque article du colis doit faire l'objet d'une description claire et précise. Le terme « vêtements » ne suffit pas comme description. Il est trop vague et peut désigner n'importe quoi. En revanche, une description telle que « t-shirt en coton pour homme, taille M » fournit aux services douaniers les informations nécessaires pour classer correctement l'article. Plus la description est précise, moins les services douaniers seront enclins à soumettre le colis à un contrôle.

Codes du Système harmonisé (SH)

Les codes du Système harmonisé, ou codes SH, sont des numéros normalisés permettant de classer les produits faisant l'objet d'échanges commerciaux. Les autorités douanières du monde entier utilisent ces codes pour déterminer les taux de droits de douane.

Ils s'en servent également pour vérifier ce que l'expéditeur a importé dans le pays. Chaque article figurant sur une facture commerciale doit être accompagné du code SH correspondant.

Valeur des marchandises et devises

Cette section est assez simple. Elle indique la valeur de chaque article et la devise utilisée pour la transaction.

Cette valeur sert aux services douaniers à calculer les droits de douane et les taxes. Elle doit donc refléter le prix de transaction réel, et non une estimation ou un chiffre indicatif.

Pays d'origine

Le pays d'origine désigne le lieu où les marchandises ont été fabriquées ou produites. Cela ne correspond toutefois pas nécessairement au pays d'où vous effectuez l'expédition.

Par exemple :
Vous expédiez depuis le Canada, mais vos produits ont été fabriqués en Chine. Dans ce cas, vous devez indiquer la Chine comme pays d'origine.

Le pays d'origine influe sur les taux des droits de douane, et les agents des douanes peuvent exiger cette information pour vérifier la conformité aux accords commerciaux internationaux.

Incoterms

Les Incoterms précisent à la fois à l'expéditeur et au destinataire qui prendra en charge les frais d'expédition, l'assurance et les droits de douane à chaque étape du trajet de l'envoi. Parmi les exemples courants, on peut citer le DDP (Delivered Duty Paid) et le DAP (Delivered at Place). L'utilisation de l'Incoterm approprié permet d'éviter toute confusion quant aux responsabilités de chacun au moment de la livraison.

Pour découvrir comment l'un des Incoterms (DDP) fonctionne dans la pratique, consultez notre guide sur les expéditions vers la République dominicaine depuis le Canada.

Erreurs courantes dans les factures commerciales

Même les vendeurs expérimentés rencontrent parfois des problèmes avec leurs factures commerciales. Quelles sont ces erreurs lors de la création d’une facture, et comment les éviter ? Voici les erreurs courantes que vous devez éviter à tout prix :

Descriptions de produits imprécises

Comme indiqué précédemment, les descriptions génériques des produits ne fournissent pas aux services douaniers suffisamment d'informations pour classer correctement les marchandises. Cela peut entraîner des retards, des contrôles supplémentaires ou des retours de marchandises.

Il est toutefois très facile de résoudre ce problème. Il suffit de penser à toujours décrire de quoi il s'agit, quels sont ses matériaux ou ses ingrédients, et à quoi il sert.

Déclaration de prix erronés ou sous-évalués

Nous savons déjà que le prix unitaire et la valeur totale déterminent le montant des droits de douane, des taxes et des tarifs applicables à l'envoi. Dans cette optique, il peut être tentant de déclarer une valeur inférieure afin de réduire les droits de douane pour le destinataire.

Cependant, ce n'est pas seulement une mauvaise idée. C'est en réalité illégal dans la plupart des juridictions et cela peut entraîner des amendes, la saisie des envois ou l'interdiction d'effectuer de futurs envois.

La valeur déclarée doit toujours correspondre au prix de vente réel.

Omettre les codes SH

Imaginons que vous omettiez par inadvertance d'indiquer le code ou que vous en utilisiez un erroné. Les douanes pourraient alors retenir l'envoi et devront alors déterminer et vérifier elles-mêmes la classification correcte.

Cela entraîne un surcroît de temps et, parfois, des frais supplémentaires. Vérifier que le code est correct avant l'expédition permet d'éviter complètement ce problème.

Vous pouvez consulter ce fichier de codes SH pour savoir dans quelle section se trouve votre colis.

Foire aux questions

Voici les réponses à certaines questions courantes que se posent les vendeurs canadiens au sujet des factures commerciales :

Ai-je besoin d'une facture commerciale pour chaque envoi international, même ceux de faible valeur ?

Oui. La plupart des pays exigent une facture commerciale pour les envois internationaux. Et la valeur de l'envoi n'a aucune importance. En effet, certains envois de faible valeur peuvent bénéficier d'un régime douanier simplifié. Mais la facture reste obligatoire.

De combien d'exemplaires de la facture commerciale ai-je besoin ?

Cela dépend du pays vers lequel vous exportez votre produit et du transporteur. En règle générale, trois exemplaires sont requis. Renseignez-vous auprès de votre transporteur pour savoir combien d'exemplaires vous devrez fournir. Certains peuvent exiger que la facture soit jointe à l'extérieur du colis ainsi qu'à l'intérieur.

Qui remplit la facture commerciale : le vendeur ou le transporteur ?

L'exportateur fournira des informations précises, car il connaît les marchandises, leur valeur et leur origine. De nombreuses plateformes d'expédition, dont Stallion, génèrent la facture à votre place à partir des informations d'expédition que vous leur fournissez.

Puis-je utiliser la même facture commerciale pour plusieurs envois ?

Non. Vous devez fournir la facture commerciale pour chaque envoi séparément.

La facture commerciale doit-elle être rédigée dans la langue du pays de destination ?

Dans la plupart des destinations principales, vous pouvez utiliser l'anglais. Cependant, certains pays exigent que la facture soit rédigée dans la langue locale ou dans un format bilingue. Il est recommandé de vérifier les exigences en vigueur dans le pays de destination concerné.

Conclusion

Une facture commerciale peut sembler n'être qu'un simple document administratif. Or, elle détermine directement si votre envoi passe sans encombre les formalités douanières ou s'il reste bloqué à la frontière.

Les vendeurs canadiens qui prennent le temps de remplir correctement une facture commerciale s'épargnent ainsi des retards, des frais imprévus et des clients mécontents.

Comment Stallion simplifie vos formalités administratives transfrontalières

Stallion aide les vendeurs canadiens à générer des factures commerciales précises dans le cadre du processus d'expédition. Notre système récupère automatiquement les informations nécessaires aux formalités douanières, ce qui évite de devoir les saisir manuellement pour chaque envoi.

Nous pouvons vous aider à respecter les règles douanières sans vous causer de soucis supplémentaires.

Avec Stallion, les vendeurs bénéficient :

• Services de traitement des commandes et d'entreposage partout au Canada pour expédier les commandes plus rapidement
  
  
• Accès à des tarifs d'expédition réduits grâce au réseau de transporteurs de Stallion
  
  
• Un suivi en temps réel pour que vous et vos clients sachiez à tout moment où en est un colis
  
  
• Une solution d'expédition transfrontalière et internationale, conçue pour les entreprises canadiennes en pleine croissance
  
  
• Un tableau de bord qui regroupe les commandes, les stocks et les expéditions en un seul endroit
  

Prêt à simplifier vos expéditions internationales? Lancez-vous dès aujourd'hui avec Stallion.

José Sagun

José est analyste commercial senior chez Stallion. Il contribue à l'amélioration des processus d'expédition de l'entreprise, travaille en étroite collaboration avec les partenaires de livraison et analyse les données d'expédition afin de trouver les meilleurs tarifs pour nos clients. En dehors du travail, José est passionné de course à pied ; il participe régulièrement à des courses de 5 km et 10 km, avec pour objectif de courir un marathon complet dans un avenir proche.