Comment fonctionnent les étiquettes d'expédition ?

En tant que propriétaire d'une boutique en ligne, les étiquettes d'expédition constituent l'un des outils les plus importants de votre processus d'expédition. Une étiquette correctement remplie garantit que vos colis arrivent rapidement et en toute sécurité. Mais comment fonctionnent les étiquettes d'expédition ?

Dans ce guide, nous répondrons à cette question tout en vous expliquant ce qu'ils contiennent et comment vous pouvez les créer facilement.

Points clés à retenir

• Les étiquettes d'expédition contiennent les informations essentielles nécessaires à la livraison et au suivi des colis.
• Ces étiquettes aident les transporteurs à trier, scanner et livrer les commandes avec précision.
• Des étiquettes claires et précises sont indispensables pour assurer le bon déroulement des expéditions dans le cadre du commerce électronique, tant au Canada qu'à l'étranger.

Qu'est-ce qu'une étiquette d'expédition ?

Une étiquette d'expédition est un document qui contient les informations essentielles relatives à la livraison et au suivi. Elle est généralement imprimée sur un autocollant, apposée sur le colis, et sert aux transporteurs pour s'assurer que le colis parvienne au bon destinataire au bon moment.

À quoi sert une étiquette d'expédition ?

Une étiquette d'expédition ne sert pas seulement à indiquer les détails de votre colis. Elle précise la destination du colis, le type de service choisi et comment le suivre. Sans étiquette en bonne et due forme, votre colis ne partira pas.

Et le pire dans tout ça ? Le colis pourrait être livré à la mauvaise adresse, ce qui créerait un problème inutile entre vous et le client.

Comment fonctionnent-ils ?

Les étiquettes d'expédition fournissent aux transporteurs et à leurs systèmes les informations nécessaires au tri et à la livraison des colis.

Voici un aperçu de ce qu'ils contiennent pour mieux comprendre :

Nom, adresse et numéro de téléphone du destinataire

La première section indique à qui vous expédiez le colis. Elle contient le nom du destinataire, son adresse et son numéro de téléphone. Vérifiez donc bien que ces informations correspondent exactement à celles que le client a saisies lors du paiement, en particulier s'il s'agit d'un appartement ou d'une copropriété.

Exemple :

Emma Liu

Appartement 304, 1205, rue Bay

Toronto (Ontario) M5R 2A9

(416) 555-7890

Remarquez-vous quelque chose ? Le numéro d'appartement et le code postal sont clairement indiqués. Un retard de livraison ou un retour de colis peut survenir si l'un ou l'autre de ces éléments manque ou est incorrect.

Adresse de l'expéditeur

Il s'agit de votre adresse de retour. Malheureusement, il peut arriver que le livreur ne puisse pas livrer votre colis ou que celui-ci doive être renvoyé. Veillez donc à ce qu'elle soit exacte et qu'elle corresponde à votre entreprise.

Dans cette section, nous vous présenterons deux exemples :

1. Si vous vendez depuis votre domicile, vous pouvez indiquer votre adresse personnelle comme adresse de retour, comme suit :
   
   Jasmin Singh
   123 Oakridge Crescent
   Surrey, BC V3X 1B2
2. Si vous disposez d'un entrepôt, vous pouvez indiquer son adresse comme adresse de retour, par exemple :
   
   Maple Threads Fulfillment
   90, rue Bentall, unité 5
   Richmond Hill, ON L4B 4P5

Si vous faites appel à un prestataire logistique tiers (3PL) tel que Stallion, celui-ci peut vous permettre d'utiliser son adresse de retour afin de simplifier la procédure.

Numéro de suivi et code-barres

Chaque étiquette d'expédition comporte un numéro de suivi associé à un code-barres. Le transporteur scanne ces codes à différentes étapes du processus d'expédition.

De nombreux transporteurs et plateformes d'expédition tierces mettent automatiquement à jour le statut de suivi à mesure que le colis transite par les centres de tri, les camions et jusqu'à la livraison finale. Cela permet aux clients de rester informés tout au long du parcours d'expédition.

Code-barres unidirectionnel ou QR Code

Il s'agit de codes lisibles par machine qui permettent une lecture rapide et précise. Certains codes QR peuvent être scannés à l'aide d'applications mobiles, ce qui offre davantage de flexibilité.

Exemple :

Si vous faites appel à un service comme UPS ou FedEx, ceux-ci peuvent fournir un code QR permettant aux employés de scanner les colis à l'aide d'appareils mobiles. Cela fonctionne même sans lecteur de codes-barres. Cela permet de gagner en rapidité et en précision, en particulier pendant les périodes de forte activité.

Poids

Les étiquettes d'expédition indiquent le poids du colis. Cela nous permet de connaître le poids de l'article, mais détermine également le montant des frais de port. Veillez donc à indiquer le poids exact, en particulier lorsque vous utilisez un logiciel d'expédition tiers.

Exemple :

Vous expédiez un sweat à capuche et des accessoires pesant 0,9 kg. Arrondissez ce poids à 1,0 kg au lieu de le réduire. Une sous-déclaration pourrait entraîner le renvoi de votre colis par le transporteur ou sa mise en attente jusqu'à ce que vous régliez la différence.

Mode de livraison

Cette section présente le niveau de service et le mode de livraison que vous proposez, notamment le délai de livraison du colis. Il est préférable de proposer différentes options lors du paiement afin d'aider vos clients à faire leur choix en fonction du prix ou de la rapidité.

Paiement

La section « Paiement » indique si l'étiquette a été réglée. Vous verrez apparaître la mention « Payé » ou « Prépayé », notamment lorsque vous utilisez une plateforme d'expédition.

Exemple :

Lorsque vous générez une étiquette via Stallion, celle-ci indique « Stallion Prepaid ». Cela signifie que vous l'avez déjà payée via votre compte. Cela permet d'éviter toute confusion lors du dépôt ou du retrait.

À lire également : Comment créer une étiquette d'expédition : le guide pratique de Stallion

Pourquoi sont-ils importants pour le commerce électronique ?

Les étiquettes d'expédition sont indispensables pour toute entreprise en ligne au Canada. Voici pourquoi elles sont importantes :

Informations figurant sur l'étiquette

Des informations précises permettent d'éviter les problèmes de livraison. Un numéro d'appartement manquant ou un code postal erroné peut sembler être un simple détail. Pourtant, cela peut facilement entraîner le renvoi du colis ou le retarder de plusieurs jours.

Utilisation par le transporteur

Les transporteurs comptent sur les étiquettes pour trier et acheminer efficacement les colis. Celles-ci s'avèrent particulièrement utiles pendant les périodes de forte affluence, comme les fêtes de fin d'année ou le Black Friday.

Suivi et livraison

Plus que quiconque, vos clients attendent d'être tenus informés. Les étiquettes avec codes-barres permettent un suivi en temps réel, de votre magasin jusqu'à leur domicile.

Technologie des codes-barres

Les étiquettes d'expédition modernes comportent des codes-barres ou des codes QR de haute qualité. Cela accélère la lecture et réduit les erreurs humaines lors du tri.

Comment créer une étiquette d'expédition

La création d'étiquettes d'expédition peut parfois s'avérer compliquée. Voici comment les vendeurs canadiens peuvent créer des étiquettes qui fonctionnent :

1. Choisissez un transporteur

Choisissez un transporteur ou utilisez une plateforme d'expédition proposant des tarifs plus compétitifs pour les vendeurs canadiens. N'oubliez toutefois pas de tenir compte des besoins de vos clients avant de prendre une décision.

2. Remplir les informations d'expédition

Notez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du destinataire. Vérifiez bien que ces informations sont exactes, en particulier pour les envois à l'étranger.

Conseil de pro : disposer d'un modèle d'étiquette d'expédition vous permettra de gagner du temps, surtout si vous créez votre étiquette en ligne.

3. Choisissez le service et les options d'expédition

Choisissez la rapidité avec laquelle vous souhaitez recevoir votre colis tout en tenant compte des frais d'expédition.

Par exemple, si votre cliente a besoin de son colis immédiatement, l'option d'expédition express pourrait lui convenir. En revanche, si le délai n'est pas un problème, une expédition standard ou économique pourrait suffire.

Ajoutez ensuite des options supplémentaires telles que l'assurance ou la confirmation de signature si nécessaire, surtout si vous proposez la livraison gratuite à vos clients.

4. Générer l'étiquette d'expédition

Utilisez l'outil en ligne du transporteur ou une plateforme pour créer l'étiquette. De nombreux logiciels vous permettent de créer et de gérer plusieurs étiquettes à la fois, ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts.

5. Imprimer et coller l'étiquette

Utilisez une imprimante thermique ou à jet d'encre pour imprimer les étiquettes d'expédition. Avant de le faire, renseignez-vous toutefois auprès du transporteur, car certains peuvent avoir des préférences particulières. Une fois l'étiquette imprimée, collez-la sur la plus grande surface plane du colis, en évitant les joints et les coins.

6. Déposer ou prendre rendez-vous pour un enlèvement

Déposez votre colis dans un bureau de poste ou un point de collecte, ou réservez un enlèvement si votre transporteur propose ce service. Notez toutefois que votre étiquette d'expédition peut comporter des instructions spécifiques concernant les dépôts ou les enlèvements.

Bonnes pratiques en matière d'étiquettes d'expédition

Assurez-vous que vos colis soient acheminés sans encombre et évitez les problèmes de livraison. Voici les bonnes pratiques que tout vendeur en ligne canadien devrait suivre lors de la gestion des étiquettes d'expédition :

Utilisez des informations claires et précises

Des fautes de frappe ou des informations manquantes peuvent entraîner des livraisons ratées, des colis renvoyés ou des retards importants. Vérifiez toujours trois fois les informations suivantes avant d'imprimer l'étiquette :

• Nom complet du destinataire
• Adresse complète
• Code postal

Notez que même une petite erreur peut vous coûter beaucoup de temps et d'argent.

Imprimer des étiquettes avec une grande netteté

Utilisez une imprimante fiable capable de produire un texte et des codes-barres nets et lisibles. Si votre étiquette est floue, maculée ou décolorée, les scanners risquent d'avoir du mal à la lire. Cela peut entraîner des retards, des erreurs d'acheminement des colis, voire le refus de l'étiquette par le transporteur.

Pour un résultat optimal, utilisez une imprimante thermique ou une imprimante à jet d'encre de haute qualité.

Placez correctement l'étiquette

Placez l'étiquette à l'endroit le plus visible lors de la manipulation, c'est-à-dire sur le dessus du carton. Évitez de la placer sur des joints, des bords ou des coins, car cela pourrait la faire se décoller.

Évitez également de recouvrir le code-barres avec du ruban adhésif. Le ruban brillant peut gêner la lecture du code-barres, ce qui pourrait retarder ou entraîner une erreur d'acheminement de votre colis.

Protégez l'étiquette

Utilisez du ruban adhésif transparent ou des pochettes imperméables pour étiquettes afin de protéger l'étiquette d'expédition contre les taches, les déchirures ou les dégâts causés par l'eau. Vous vous épargnerez ainsi bien des soucis, surtout pendant les saisons pluvieuses ou neigeuses au Canada.

Une étiquette endommagée peut être difficile à scanner et à lire, ce qui peut entraîner la perte de colis ou des retards.

Ajoutez des informations supplémentaires si nécessaire

Si vous expédiez aux États-Unis ou à l'étranger, joignez tous les formulaires douaniers requis afin d'éviter tout retard à la frontière. Fixez-les solidement et de manière bien visible sur le colis. Si vous expédiez des articles fragiles, apposez un autocollant « Fragile ».

Vous pouvez également fournir des consignes de manutention claires afin d'aider les transporteurs à manipuler le colis avec le plus grand soin pendant le transport.

Utiliser des outils d'automatisation

De nombreuses plateformes optimisent la gestion des expéditions en vous permettant de générer en masse des étiquettes pour plusieurs commandes à la fois. Vous pouvez importer automatiquement les coordonnées des clients et les informations d'expédition directement depuis votre boutique en ligne.

Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les données des commandes, ce qui réduit les risques d'erreurs et vous fait gagner un temps considérable, en particulier pendant les périodes de forte activité.

Conclusion

Les étiquettes d'expédition peuvent sembler être un détail insignifiant, mais ce n'est pas le cas pour les vendeurs en ligne canadiens. Elles jouent en effet un rôle essentiel dans la réussite du processus de livraison.

Une étiquette correctement formatée et précise garantit que les colis parviennent à leur destination sans retard ni confusion. À long terme, une étiquette claire et bien conçue permet non seulement de satisfaire vos clients, mais aussi de réaliser des économies.

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Vous expédiez au Canada, aux États-Unis ou à l'international ? Stallion rend l'ensemble du processus plus rapide, plus simple et plus abordable.

Avec Stallion, vous pouvez :

• Créez des étiquettes d'expédition à prix réduit en quelques clics seulement.
• Suivez tous vos envois depuis un seul tableau de bord.
• Synchronisez vos commandes directement depuis des plateformes telles que Shopify, Etsy ou WooCommerce.

Vous économiserez jusqu'à 80 % par rapport aux tarifs habituels des opérateurs, sans pour autant compromettre la vitesse ni la fiabilité.

De plus, Stallion propose un service complet de logistique 3PL. Nous nous occupons de tout, du stockage à l'emballage, en passant par l'expédition. Vous pouvez ainsi externaliser l'intégralité de votre processus de traitement des commandes.

Qu'est-ce que cela vous apporte ? Vous disposez de temps libre et de nombreuses ressources pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Stallion a été spécialement conçu pour les vendeurs en ligne canadiens et vous offre une assistance locale ainsi que des outils adaptés à vos besoins.

Commencez dès aujourd'hui à optimiser vos expéditions avec Stallion et faites passer votre boutique en ligne au niveau supérieur.

José Sagun

José est analyste commercial senior chez Stallion. Il contribue à l'amélioration des processus d'expédition de l'entreprise, travaille en étroite collaboration avec les partenaires de livraison et analyse les données d'expédition afin de trouver les meilleurs tarifs pour nos clients. En dehors du travail, José est passionné de course à pied ; il participe régulièrement à des courses de 5 km et 10 km, avec pour objectif de courir un marathon complet dans un avenir proche.