Gestion de l'approvisionnement : définition, étapes et exemple

L'efficacité est toujours un atout dans la gestion d'une entreprise. Et derrière chaque entreprise prospère se cache un système de gestion des approvisionnements bien structuré.

Dans ce guide, nous allons vous expliquer en quoi cela consiste, en quoi cela diffère de la gestion de la chaîne logistique, ainsi que les éléments clés qui garantissent son succès.

Points clés à retenir

• La gestion des approvisionnements porte sur la recherche de fournisseurs, les achats et la gestion efficace des biens et des services.
  
  
• Il joue un rôle essentiel dans la maîtrise des coûts, la garantie de la qualité et le bon déroulement des activités.
  
  
• Les piliers fondamentaux de la gestion de l'approvisionnement comprennent notamment l'approvisionnement stratégique, les achats et les relations.
  
  
• Une bonne gestion des approvisionnements permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.

Qu'est-ce que la gestion de l'offre ?

La gestion de l'approvisionnement désigne les tâches spécifiques dont une entreprise a besoin pour fonctionner. Cela comprend l'acquisition, la gestion et l'optimisation des biens et services qu'elle propose. Elle englobe également tous les aspects liés à la gestion d'une entreprise, tels que :

• Choisir vos fournisseurs
• Gestion des contrats
• Livraisons dans les délais
• Respecter les normes de qualité

L'objectif est simple : obtenir les bons produits, au bon moment et au meilleur prix possible, sans pour autant compromettre la qualité ni la fiabilité.

Gestion des approvisionnements vs gestion de la chaîne logistique

Cela risque de vous dérouter un peu, car on utilise souvent ces termes de manière interchangeable. Cependant, la gestion de l'offre et la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont deux concepts distincts.

La gestion des approvisionnements consiste à rechercher, à acquérir et à établir des relations avec les fournisseurs. En revanche, la gestion de la chaîne d'approvisionnement couvre l'ensemble du flux de marchandises, depuis les matières premières jusqu'à la livraison finale aux clients.

Pour simplifier cette explication :

Considérez la gestion des approvisionnements comme un volet de la gestion de la chaîne logistique. Elle concerne plus particulièrement l'amont (fournisseurs et achats). La gestion de la chaîne logistique, quant à elle, couvre l'ensemble du cycle de vie d'un produit.

Les 5 piliers du système de gestion des approvisionnements

Nous avons désormais compris la différence entre ces deux termes. Abordons maintenant les piliers fondamentaux du système de gestion de l'offre :

1. Approvisionnement stratégique

L'approvisionnement stratégique ne se limite pas au coût de production. Il consiste également à identifier et à sélectionner des fournisseurs en fonction de la valeur à long terme. Voici quelques-uns des facteurs à prendre en compte :

• Fiabilité
• Qualité
• Évolutivité
• Adéquation avec les objectifs de l'entreprise

Cela peut sembler compliqué au premier abord. Mais cette approche garantit des partenariats plus solides et une meilleure rentabilité à long terme.

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2. Approvisionnement

Le terme « approvisionnement » désigne le processus d'achat de biens et de services. Il comprend :

• Demande de devis
• Négociation de contrats
• Passer une commande
• Gestion des factures et des paiements

L'amélioration de la structure du processus de passation des marchés permettra d'assurer la cohérence, la transparence et la maîtrise des coûts.

3. Gestion des relations avec les fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) consiste à établir et à entretenir des partenariats solides avec ces derniers. Ne les considérez pas simplement comme des interlocuteurs avec lesquels vous travaillerez une seule fois. Voyez-les plutôt comme des partenaires avec lesquels collaborer pour assurer votre réussite à long terme, et non comme de simples relations commerciales.

En nouant des relations solides, vous pouvez améliorer les aspects suivants de l'entreprise :

• Stratégies de tarification
• Services et activités
• Qualité des produits

4. Gestion des coûts et de la valeur

Ce pilier ne se limite pas à une simple réduction des coûts. Il s'agit de maximiser la valeur tout en préservant l'efficacité. Chaque secteur d'activité prend en compte tous les aspects liés à l'argent, notamment :

• Coût total de possession
• Performance des fournisseurs
• Gains d'efficacité opérationnelle

L'objectif est de trouver un juste équilibre entre les économies réalisées, la qualité et la performance.

5. Gestion des risques et de la conformité

Une chose à garder à l'esprit lorsqu'on dirige une entreprise, c'est que rien n'est parfait. Des imprévus peuvent survenir. Il y aura des ruptures d'approvisionnement, des changements réglementaires et des défaillances de la part des fournisseurs. Et tout cela peut avoir un impact considérable sur les activités et ébranler la confiance que vous avez déjà établie.

La gestion des risques et de la conformité permet aux entreprises d'être suffisamment préparées si ces difficultés devaient se présenter, notamment :

• Suivi des risques liés aux fournisseurs
• Garantir la conformité réglementaire
• Élaboration de plans d'urgence

Une gestion proactive des risques permet de maintenir la stabilité, même en période d'incertitude.

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Exemple de gestion des approvisionnements

Pour que ce soit plus clair, voici un exemple :

Imaginons un scénario. Vous êtes une entreprise de commerce électronique qui vend des produits de soin pour la peau.

1. La première étape consistera à définir une stratégie d'approvisionnement. Vous choisirez vos fournisseurs en fonction de la qualité des ingrédients et de leur fiabilité.
   
   
2. Passons maintenant à l'approvisionnement. Vous négociez les prix et passez des commandes en gros pour les emballages et les matières premières. Une fois cela fait, vous ne rompez pas le contact avec eux. Au contraire, vous entretenez une communication étroite avec vos fournisseurs afin de garantir un approvisionnement régulier.
   
   
3. Ensuite, évaluez la situation. Est-il plus judicieux de changer de fournisseur ? Devez-vous commander en plus grandes quantités pour réduire les coûts ? Analysez les données dont vous disposez afin de prendre une décision plus éclairée.
   
   
4. Pour renforcer la sécurité du système, il convient de mettre en place une gestion des risques. L'entreprise peut diversifier ses fournisseurs afin d'éviter toute interruption en cas de défaillance de l'un d'entre eux.

En suivant ces étapes, l'entreprise garantit un fonctionnement sans heurts, des tarifs compétitifs et la satisfaction de ses clients.

Conclusion

Une fois encore, la gestion des approvisionnements ne se limite pas aux achats. Il s'agit d'une fonction stratégique qui a un impact direct sur la rentabilité et l'efficacité d'une entreprise. Les entreprises qui investissent dans des pratiques solides de gestion des approvisionnements sont mieux à même de s'adapter aux fluctuations du marché, de réduire leurs coûts et d'offrir une valeur ajoutée constante à leurs clients.

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José Sagun

José est analyste commercial senior chez Stallion. Il contribue à l'amélioration des processus d'expédition de l'entreprise, travaille en étroite collaboration avec les partenaires de livraison et analyse les données d'expédition afin de trouver les meilleurs tarifs pour nos clients. En dehors du travail, José est passionné de course à pied ; il participe régulièrement à des courses de 5 km et 10 km, avec pour objectif de courir un marathon complet dans un avenir proche.