Expédition d'une petite entreprise au Canada : De quels documents avez-vous besoin ?

For centuries, the Canadian shipping industry has thrived because it prioritized handling and trading goods with customers efficiently. According to Statista, Canada Post delivered a total of 320 million shipment parcels in 2019— a significant increase from 296 million in 2018, and 242 million in 2017. This data is mostly attributed to small business shipping Canada services that deliver goods within and outside the country every day. Both the private and public shipping sectors know that prioritizing small businesses can ultimately contribute to the economy’s growth, and so small business shipping is at the forefront of Canada’s shipping identity.

Si vous êtes un entrepreneur ayant sa propre petite entreprise au Canada, vous n'êtes peut-être pas encore familiarisé avec les documents que vous devez remplir et préparer lorsque vous décidez de faire expédier vos produits. Certains entrepreneurs sautent complètement cette étape et ne comprennent pas pourquoi ces documents sont nécessaires. En conséquence, leurs envois sont retenus ou rejetés à la frontière par les agences douanières canadiennes. Certains paient même des frais inutiles pour des pénalités. 

On peut affirmer sans risque de se tromper que perdre un temps précieux et de l'argent à cause de la négligence n'est pas la meilleure décision commerciale. Cet article présente une vue d'ensemble de tous les documents que vous devez préparer pour que vos envois soient livrés aux clients. La rationalisation de ce processus est essentielle pour vous aider à intégrer une méthode adaptée au service d'expédition et de publipostage.

Pour commencer, les douanes canadiennes ont besoin des documents essentiels suivants pour dédouaner vos produits en vue d'une expédition réussie :

• Formulaire de demande B13A ;
• Facture des douanes canadiennes ;
• Document de connaissement (BOL) ;
• Shipping manifest or Cargo Control Document (CCD), and 
• Autres permis d'exportation.

#1. Formulaire de demande B13A

Le formulaire de demande B13A est un document exigé par les douanes canadiennes pour les envois à l'étranger de tous les produits d'exportation. Les douanes canadiennes exigent une demande B13A pour les envois d'une valeur supérieure à 2 000 CAD (à l'exception des envois à destination des États-Unis, de Porto Rico ou des îles Vierges américaines), ou pour les marchandises réglementées, interdites et contrôlées, quelle que soit la valeur du produit.

Si vous devez déposer un B13A pour vos produits, vous devez disposer d'une déclaration d'exportation canadienne automatisée et soumettre votre B13A au moins deux jours avant le transport. Vous devez également préparer au moins trois copies de votre formulaire B13A lorsque vous faites vérifier vos envois. Le non-respect de cette exigence douanière essentielle, ou même le fait de fournir des informations manquantes ou inexactes, entraînera une sanction administrative pécuniaire (RSAP). En tant qu'entrepreneur, il est préférable de préparer le formulaire B13A à l'avance afin de ne pas avoir à payer ces frais supplémentaires.  

#2. Document de facturation des douanes canadiennes

La facture douanière canadienne (CCI), parfois appelée facture commerciale, est un document de facturation individuel exigé par les douanes canadiennes avant l'expédition d'un produit. Essentiellement, la CCI est une version plus détaillée du formulaire B13A qui peut être remplie par un importateur, un exportateur ou un agent des douanes. Si vous ne remplissez pas ou fournissez des informations inexactes sur votre CCI, vous risquez de voir vos produits bloqués à la frontière pendant un certain temps.  

Les services d'expédition de petites entreprises au Canada exigent généralement les documents suivants de la part des entrepreneurs :

• Nom légal complet, adresse et pays de naissance du vendeur ;
• Nom complet, adresse et pays de résidence du bénéficiaire ;
• Description détaillée du contenu d'un envoi ;
• Poids de l'envoi (les poids net et brut doivent être mesurés) ;
• Devise de règlement des frais d'expédition (par exemple, frais d'expédition pour les entreprises de commerce électronique) ;
• Valeur de l'envoi ;
• Numéro(s) de commande du client ;
• Conditions de livraison et de paiement et
• Complementary information (import/export license numbers, shipping insurance details, etc.)

Il est également essentiel de noter que toutes les marchandises ne nécessitent pas une CCI. Par exemple, l'expédition de biens de consommation non restreinte vers les États-Unis, Porto Rico ou les îles Vierges américaines ne nécessite pas de formulaire de déclaration d'exportation, de sorte que l'ICC n'est pas nécessaire. Pour éviter tout problème à la frontière, déterminez l'admissibilité de votre produit à l'exportation en consultant le site officiel de l'Agence des services frontaliers du Canada.

#3. Document de connaissement (BoL) 

Un connaissement (BOL) est un dossier juridique établi entre le vendeur d'un produit et le destinataire. Les douanes canadiennes l'utilisent couramment pour les raisons suivantes :

• Il fait office de contrat de transport officiel certifiant qu'un produit est destiné à être expédié ;
• Il comprend des informations pertinentes sur l'expédition (coordonnées du vendeur et du destinataire, ports d'origine/destination, volume final de la cargaison, etc.)  
• Il décrit les conditions de transport que le vendeur et le destinataire sont tous deux tenus de respecter, et 
• Il confirme que le produit restera en bon état pendant le processus de transit (à signer par le chauffeur avant de charger le produit dans le camion).

Comme indiqué, un BOL contient des informations nécessaires qui servent de preuves pour le formulaire de demande B13A ou l'ICC. Par exemple, les vendeurs sont tenus d'indiquer la quantité de produits, le poids net et brut et la date d'enlèvement lorsqu'ils remplissent un BOL. Comme les deux premiers documents, les BOL ne sont pas nécessaires pour tous les envois. Pour éviter toute mésaventure, les entrepreneurs doivent se renseigner sur les directives douanières canadiennes avant de préparer tous les documents.

#4. Document de contrôle du fret (DCC)

The Cargo Control Document (CCD), also known as a Shipping Manifest or Highway Form A8A, is a customs document that contains crucial information about a product. It primarily has a unique shipment code set by Canadian customs to help them identify the origins of the carrier and shipments before they are delivered to a designated location. The 4-digit bar code, called a Cargo Control Number (CCN), is individually provided by customs authorities based on the following available data:

• Adresse d'origine et de destination du produit ;
• Classification et description des produits ;
• Nom complet du transporteur ;
• Code officiel du transporteur, et
• Taille, quantité et poids de l'emballage.

#5. Une licence d'exportation valide

Avant même d'être autorisées à expédier des produits du Canada vers d'autres pays, les autorités locales exigent de toutes les entreprises qu'elles demandent une licence d'exportation en bonne et due forme. Selon la loi sur les licences d'exportation et d'importation (LLEI), tout entrepreneur peut demander cette licence seul ou par l'intermédiaire d'un courtier en douane. Par l'intermédiaire d'un courtier en douane, les vendeurs sont tenus de déposer une demande de licence d'exportation pour chaque expédition. Vous devez avoir un numéro de dossier EIPA (pour obtenir ce document, vous devez vous enregistrer pour une demande distincte auprès du MAECI) avant de payer une taxe de 14,00 CAD. La licence d'exportation est accordée dans les 30 jours.

Si vous décidez d'introduire votre demande seul, vous devez envoyer vos documents par courrier ou par télécopie directement à la MAECI. Toutefois, seules les demandes portant sur des montants fixes seront acceptées et elles devront être payées par chèque.     

Conclusion : Les services d'expédition pour petites entreprises du Canada sont efficaces avec les bons documents.

Small business shipping Canada services are undoubtedly accompanied by an insane amount of paperwork that entrepreneurs have to accomplish before being allowed to ship products outside Canada. It’s a tedious, time-consuming, and stressful process, but it’s an efficient method to prevent prohibited products from entering/exiting Canadian territory. By completing all shipping documents ahead of time, you will be able to ship products without any mishaps and allow your business to thrive in the long-term.
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