Expédition pour les petites entreprises au Canada : de quels documents avez-vous besoin ?

Depuis des siècles, le secteur canadien du transport maritime prospère grâce à l'importance qu'il accorde à la manutention et à l'échange efficaces de marchandises avec ses clients. Selon Statista, Postes Canada a livré un total de 320 millions de colis en 2019, soit une augmentation significative par rapport aux 296 millions de 2018 et aux 242 millions de 2017. Ces chiffres s’expliquent principalement par aux services d'expédition destinés aux petites entreprises au Canada qui livrent quotidiennement des marchandises à l'intérieur et à l'extérieur du pays. Les secteurs privé et public du transport savent tous deux que donner la priorité aux petites entreprises peut, à terme, contribuer à la croissance économique ; c'est pourquoi le transport pour les petites entreprises est au cœur de l'identité du secteur du transport au Canada.

Si vous êtes entrepreneur et que vous possédez votre propre petite entreprise au Canada, il se peut que vous ne connaissiez pas encore les documents que vous devez remplir et préparer lorsque vous décidez d'expédier vos produits. Certains entrepreneurs sautent carrément cette étape et ne comprennent pas pourquoi ces documents sont exigés. En conséquence, leurs envois sont bloqués ou refusés à la frontière par les autorités douanières canadiennes. Certains paient même des frais inutiles liés à des pénalités. 

On peut affirmer sans risque de se tromper que gaspiller un temps et un argent précieux à cause de négligences n'est pas la meilleure décision commerciale qui soit. Cet article vous donne un aperçu de tous les documents que vous devez préparer pour que vos envois soient livrés à vos clients. Il est essentiel de rationaliser ce processus pour vous aider à mettre en place une méthode adaptée à vos services d'expédition et d'envoi postal.

Pour commencer, les documents suivants sont indispensables aux douanes canadiennes pour que vos produits puissent être dédouanés et expédiés sans encombre :

• Formulaire de demande B13A ;
• Document de facturation des douanes canadiennes ;
• Connaissement (BOL) ;
• le manifeste de transport ou le document de contrôle du fret (CCD), et 
• Autres autorisations d'exportation.

N° 1. Formulaire de demande B13A

Le formulaire B13A est un document exigé par les douanes canadiennes pour l'expédition vers d'autres pays de tous les produits destinés à l'exportation. Les douanes canadiennes exigent un formulaire B13A pour les envois dont la valeur dépasse 2 000 CAD (à l'exception de ceux destinés aux États-Unis, à Porto Rico ou aux Îles Vierges américaines), ou pour les marchandises réglementées, interdites et contrôlées, quelle que soit la valeur du produit.

Si vous êtes tenu de remplir un formulaire B13A pour vos produits, vous devez disposer d'une déclaration d'exportation automatisée canadienne et soumettre votre formulaire B13A au moins deux jours avant le transport. Vous devez également préparer au moins trois exemplaires de votre formulaire B13A lorsque vos envois sont vérifiés. Le non-respect de cette exigence douanière essentielle, ou même la fourniture d'informations manquantes ou inexactes, entraînera une pénalité administrative pécuniaire (AMPS). En tant qu'entrepreneur, il est préférable de préparer le formulaire B13A à l'avance afin de vous assurer de ne pas avoir à payer ces frais supplémentaires.  

N° 2. Facture douanière canadienne

La facture douanière canadienne (CCI), parfois appelée « facture commerciale », est un document de facturation spécifique exigé par les douanes canadiennes avant l'expédition d'un produit. En substance, la CCI est une version plus détaillée du formulaire B13A, qui peut être remplie par un importateur, un exportateur ou un agent en douane. Si vous ne remplissez pas ce document ou si vous y indiquez des informations erronées, vous risquez de voir vos produits bloqués à la frontière pendant un certain temps.  

Les services d'expédition destinés aux petites entreprises au Canada exigent généralement les documents suivants de la part des entrepreneurs :

• Nom complet, adresse et pays de naissance du vendeur ;
• Nom complet, adresse et pays de résidence du bénéficiaire ;
• Une description détaillée du contenu d'un envoi ;
• Poids de l'envoi (les mesures du poids net et du poids brut sont obligatoires) ;
• Devise de règlement des frais d'expédition (par exemple, frais d'expédition pour les entreprises de commerce électronique) ;
• Valeur de l'envoi ;
• Numéro(s) de commande du client ;
• Conditions de livraison et de paiement et
• Informations complémentaires (numéros de licence d'importation/d'exportation, détails de l'assurance transport, etc.)

Il est également essentiel de noter que tous les produits ne nécessitent pas de CCI. Par exemple, l'expédition de biens de consommation non soumis à des restrictions vers les États-Unis, Porto Rico ou les Îles Vierges américaines ne nécessite aucun formulaire de déclaration d'exportation ; un CCI n'est donc pas requis. Pour éviter tout problème à la frontière, vérifiez l'admissibilité de votre produit à l'exportation sur le site officiel de l'Agence des services frontaliers du Canada.

N° 3. Connaissement (BoL) 

Un connaissement (BOL) est un document juridique établi entre un vendeur de marchandises et le destinataire. Les douanes canadiennes l'utilisent couramment pour les raisons suivantes :

• Il fait office de contrat de transport officiel attestant qu'un produit est prêt à être expédié ;
• Il contient les informations pertinentes relatives à l'expédition (coordonnées du vendeur et du destinataire, ports de départ et de destination, volume final de la cargaison, etc.)  
• Il définit les conditions générales de transport auxquelles le vendeur et le destinataire sont tous deux tenus de se conformer, et 
• Ce document atteste que le produit restera en bon état pendant le transport (à faire signer par le chauffeur avant le chargement du produit dans le camion).

Comme indiqué précédemment, un bordereau d'expédition (BOL) contient les informations nécessaires qui servent de pièces justificatives pour le formulaire de demande B13A ou le CCI. Par exemple, les vendeurs sont tenus d'indiquer la quantité de produits, le poids net et brut, ainsi que la date d'enlèvement lorsqu'ils remplissent un BOL. Toutefois, tout comme les deux premiers documents, les BOL ne sont pas obligatoires pour tous les envois. Afin d'éviter tout contretemps, les entrepreneurs doivent se renseigner sur les directives douanières canadiennes avant de préparer tous les documents.

N° 4. Document de contrôle du fret (CCD)

Le document de contrôle du fret (CCD), également appelé « manifeste d'expédition » ou « formulaire routier A8A », est un document douanier qui contient des informations essentielles sur un produit. Il comporte principalement un code d'expédition unique attribué par les douanes canadiennes afin de leur permettre d'identifier l'origine du transporteur et des envois avant leur livraison à un lieu désigné. Le code-barres à 4 chiffres, appelé « numéro de contrôle du fret » (CCN), est attribué individuellement par les autorités douanières sur la base des données disponibles suivantes :

• Lieu d'origine et lieu de destination du produit ;
• Classification et description des produits ;
• Nom complet du transporteur ;
• Code officiel du transporteur, et
• Dimensions, quantité et poids du colis.

N° 5. Un permis d'exportation valide

Avant même d'être autorisées à expédier des produits du Canada vers d'autres pays, les autorités locales exigent que toutes les entreprises demandent un permis d'exportation en bonne et due forme. Conformément à la Loi sur les permis d'exportation et d'importation (EIPA), tout entrepreneur peut demander ce permis de son propre chef ou par l'intermédiaire d'un courtier en douane. S'ils font appel à un courtier en douane, les vendeurs sont tenus de déposer une demande de permis d'exportation pour chaque envoi. Vous devez disposer d'un numéro de dossier EIPA (pour obtenir ce document, vous devez déposer une demande distincte auprès du MAECI) avant de payer des frais de 14,00 CAD. Un permis d'exportation sera délivré dans un délai de 30 jours.

Si vous décidez de déposer votre demande par vous-même, vous devrez envoyer vos documents par courrier ou par fax directement au MAECI. Toutefois, seules les demandes accompagnées d'un montant fixe pour les frais d'expédition seront acceptées, et ce montant devra être réglé par chèque.     

Conclusion : les services d'expédition de Small Business Shipping Canada sont efficaces, à condition de remplir correctement les formalités administratives.

Les services d'expédition destinés aux petites entreprises au Canada s'accompagnent sans aucun doute d'une quantité astronomique de paperasse que les entrepreneurs doivent remplir avant d'être autorisés à expédier des produits hors du Canada. C'est un processus fastidieux, chronophage et stressant, mais c'est un moyen efficace d'empêcher les produits interdits d'entrer ou de sortir du territoire canadien. En remplissant tous les documents d'expédition à l'avance, vous pourrez expédier vos produits sans encombre et permettre à votre entreprise de prospérer à long terme.
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