Small Business Shipping Canada : Quels documents avez-vous besoin?

Pendant des siècles, l’industrie maritime canadienne a prospéré parce qu’elle a priorisé la manipulation et l’échange de marchandises avec les clients de manière efficace. Selon Statista, Postes Canada a livré un total de 320 millions de colis en expédition en 2019 — une augmentation significative par rapport à 296 millions en 2018 et 242 millions en 2017. Ces données sont principalement attribuées aux services d’expédition des petites entreprises canadiennes qui livrent des marchandises à l’intérieur et à l’extérieur du pays chaque jour. Les secteurs privé et public du transport maritime savent que prioriser les petites entreprises peut ultimement contribuer à la croissance de l’économie, et c’est pourquoi le transport maritime pour petites entreprises est au cœur de l’identité maritime du Canada.

Si vous êtes un entrepreneur avec votre propre petite entreprise au Canada, il se peut que vous ne connaissiez pas encore les documents que vous devez remplir et préparer lorsque vous décidez de faire expédier vos produits. Certains entrepreneurs sautent complètement cette étape et ne comprennent pas pourquoi ces documents sont exigés en premier lieu. En conséquence, leurs expéditions sont retenues ou rejetées à la frontière par les agences douanières canadiennes. Certains paient même des frais inutiles pour des pénalités. 

On peut dire sans risque que gaspiller du temps et de l’argent précieux en négligence n’est pas la meilleure décision d’affaires. Cet article offre un aperçu de tous les documents que vous devez préparer pour la livraison de vos expéditions aux clients. Simplifier ce processus est crucial pour vous aider à intégrer une méthode adaptée au service d’expédition et de courrier.

Pour commencer, les documents essentiels suivants sont exigés par les douanes canadiennes pour permettre l’expédition réussie de vos produits :

• Formulaire de candidature B13A;
• document de la facture des douanes canadiennes;
• document sur le connaissement (BOL);
• Manifeste d’expédition ou document de contrôle de la cargaison (CCD), et 
• Autres permis d’exportation.

#1. Formulaire de candidature B13A

Le formulaire de demande B13A est un document exigé par les douanes canadiennes pour être expédié à d’autres pays pour tous les produits d’exportation. La douane canadienne exige une demande B13A pour les expéditions d’une valeur supérieure à 2 000 CAD (sauf celles destinées aux États-Unis, à Porto Rico ou aux îles Vierges américaines), ou pour des marchandises réglementées, interdites et contrôlées, peu importe la valeur du produit.

Si vous devez déposer un B13A pour vos produits, vous devez obtenir une Déclaration d’exportation automatisée canadienne et soumettre votre B13A au moins deux jours avant le transport. Vous devez aussi préparer au moins trois copies de votre formulaire B13A lorsque vos expéditions seront vérifiées. Le non-respect de cette exigence douanière essentielle, ou même la fourniture d’informations manquantes ou inexactes, entraînera une pénalité du système monétaire administratif (AMPS). En tant qu’entrepreneur, il est préférable de préparer le B13A à l’avance afin de ne pas avoir à payer ces frais supplémentaires.  

#2. Document de facture des douanes canadiennes

La facture des douanes canadiennes (ICC), parfois appelée la facture commerciale, est un document de facture individuel exigé par les douanes canadiennes avant l’expédition d’un produit. Essentiellement, le CCI est une version plus détaillée du formulaire B13A qui peut être remplie par un importateur, un agent d’exportation ou un agent des douanes. Lorsque vous ne remplissez pas ou fournissez des informations inexactes sur votre CCI, vous risquez de garder vos produits bloqués à la frontière pendant un certain temps.  

Les services d’expédition pour petites entreprises au Canada exigent généralement les documents suivants de la part des entrepreneurs :

• Le nom légal complet, l’adresse et le pays de naissance du vendeur;
• Le nom complet, l’adresse et le pays de résidence du bénéficiaire;
• Une description détaillée du contenu d’une cargaison;
• Poids d’expédition (mesures de poids net et brut requises);
• La monnaie de règlement maritime (par exemple, les frais d’expédition pour les entreprises de commerce électronique);
• Valeur d’expédition;
• Numéro(s) de commande du client;
• Conditions de livraison et de paiement et
• Informations complémentaires (numéros de licence d’importation/exportation, détails d’assurance expédition , etc.)

Il est également important de noter que tous les biens ne nécessitent pas de CCI. Par exemple, l’expédition de biens de consommation non restreinte vers les États-Unis, Porto Rico ou les îles Vierges américaines ne nécessite aucun formulaire de déclaration d’exportation, donc une CCI n’est pas requise. Pour éviter tout problème à la frontière, vérifiez l’admissibilité de votre produit à l’exportation via le site officiel de l’Agence des services frontaliers du Canada.

#3. Document de connaissement (BoL) 

Un connaissement d’embarquement (BOL) est un dossier légal établi entre un vendeur de produit et le consignataire. Les douanes canadiennes l’utilisent couramment pour les raisons suivantes :

• Elle agit comme un contrat officiel de transport certifiant qu’un produit destiné à l’expédition;
• Il inclut des informations d’expédition pertinentes (détails du vendeur et du consignataire, ports d’origine/destination, volume final de fret, etc.)  
• Il énonce les modalités de transport que le vendeur et le consignataire sont tous deux tenus de respecter, et 
• Il confirme qu’un produit restera en bon état pendant le processus de transit (à signer par le chauffeur avant de charger le produit sur le camion).

Comme mentionné, une BOL comprend les informations nécessaires qui servent de preuve à l’appui du formulaire de demande B13A ou du CCI. Par exemple, les vendeurs doivent fournir la quantité du produit, le poids net et brut, ainsi que la date de retrait lorsqu’ils réalisent une BOL. Comme pour les deux premiers documents, cependant, les BOL ne sont pas requis pour toutes les expéditions. Pour éviter tout incident, les entrepreneurs doivent se renseigner sur les lignes directrices douanières canadiennes avant de préparer tous les documents.

#4. Document de contrôle de la cargaison (CCD)

Le Document de contrôle de la cargaison (CCD), également connu sous le nom de manifeste d’expédition ou formulaire routier A8A, est un document douanier contenant des informations cruciales sur un produit. Elle possède principalement un code d’expédition unique établi par la douane canadienne pour les aider à identifier l’origine du transporteur et des expéditions avant leur livraison à un lieu désigné. Le code-barres à 4 chiffres, appelé numéro de contrôle de la cargaison (CCN), est fourni individuellement par les autorités douanières en fonction des données disponibles suivantes :

• L’adresse d’origine et de destination du produit;
• classification et description des produits;
• Nom complet du porte-avions;
• Code opérateur officiel, et
• Taille, quantité et poids du colis.

#5. Un permis d’exportation valide

Avant même d’être autorisés à expédier des produits du Canada vers d’autres pays, le gouvernement local exige que toutes les entreprises fassent une demande de permis d’exportation approprié. Selon la Loi sur les permis d’exportation et d’importation (EIPA), tout entrepreneur peut demander cette licence seul ou par l’entremise d’un courtier douanier. Par l’entremise d’un courtier en douane, les vendeurs doivent déposer une demande de permis d’exportation pour chaque expédition. Vous devez avoir un numéro de dossier EIPA (pour obtenir ce document, vous devez vous enregistrer pour une réclamation distincte auprès du DFAIT) avant de payer des frais de 14,00 CAD. Un permis d’exportation sera accordé dans les 30 jours.

Si vous décidez de postuler seul, vous devez envoyer vos documents directement par la poste ou par télécopieur au DFAIT. Cependant, seules les demandes avec des montants d’expédition fixes seront acceptées, et elles doivent être payées par chèque.     

Conclusion : Les services de Small Business Shipping Canada sont efficaces avec la bonne paperasse.

Les services d’expédition pour petites entreprises canadiennes sont sans aucun doute accompagnés d’une quantité folle de paperasse que les entrepreneurs doivent accomplir avant d’être autorisés à expédier des produits à l’extérieur du Canada. C’est un processus fastidieux, long et stressant, mais c’est une méthode efficace pour empêcher les produits interdits d’entrer ou de sortir du territoire canadien. En complétant tous les documents d’expédition à l’avance, vous pourrez expédier les produits sans incident et permettre à votre entreprise de prospérer à long terme.
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